Como comentamos en anteriores artículos, con el objetivo de luchar contra la morosidad en las operaciones comerciales y mejorar la transparencia en las transacciones, en el mes de septiembre de 2022 se aprobó la Ley 18/2022 de Creación y Crecimiento de Empresas, más conocida como Ley Crea y Crece, la cual establecía la obligación a los profesionales y empresarios del sector privado de hacer uso de la factura electrónica.
Actualmente, a esta obligación, con la aprobación el pasado 6 de diciembre del Real Decreto 1007/2023, se le añade una serie de requisitos que deberán de cumplir los programas de facturación utilizados por empresas y autónomos.
Estos requisitos recogidos en el nuevo reglamento, que desarrolla la Ley 11/2021, de 9 de julio, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal, conocida como Ley Antifraude, buscan estandarizar el proceso de facturación en toda España, evitar la manipulación de los registros de facturación y luchar contra el fraude fiscal. ¿Te gustaría saber en qué consisten y a quiénes afectan estos requisitos? Te dejamos toda la información a continuación.
¿Cómo afecta la Ley antifraude a los programas de facturación?
Con el objetivo de evitar el fraude fiscal, el Real Decreto 1007/2023, que desarrolla la Ley Antifraude, establece a las empresas que desarrollan y comercializan esta clase de software un periodo de 9 meses para adaptar sus productos a los requisitos establecidos. Y, por otro lado, los empresarios tendrán hasta el 1 de julio de 2025 para disponer de programas de facturación certificados por la Agencia Tributaria (AEAT). Pero, ¿cuáles son esos requisitos?
¿Cuáles son los nuevos requisitos de los programas de facturación?
- Registros de facturas inmediatos. Los programas deberán de tener la capacidad para remitir por medios electrónicos a la AEAT los registros de facturación de manera inmediata, continuada, segura, correcta, íntegra y fehaciente.
- Garantizar la integridad de las facturas. Los programas informáticos destinados a la creación y gestión de facturas deberán poder garantizar la integridad de las facturas, por lo que deberán acabar con la posibilidad de modificar, ocultar o eliminar las facturas una vez estas han sido emitidas sin que el sistema lo detecte y lance una advertencia.
- Trazabilidad de las facturas. Las facturas deberán poder ser seguidas de un modo claro y simple. Para ello, los programas de facturación deberán de facilitar el seguimiento de cualquier operación de manera sencilla y fiable.
- Registrar acciones con el propio sistema. Además de la trazabilidad de las facturas, estos programas también deberán de contar con un registro de eventos en los que se puedan consultar todas las interacciones con el programa y las operaciones realizadas. Es decir, todo lo que los usuarios realicen en el programa deberá quedar reflejado en un registro interno, el cual deberá ser extraíble y fácil de consultar.
- Conservar los registros de facturación. Los programas deberán conservar los registros de facturación durante el tiempo estipulado por la normativa tributaria. Por lo que estos registros deberán de estar accesibles, volcados y almacenados de forma segura.
- Separación de la información tributaria de la patrimonial. La información de relevancia fiscal se deberá de poder consultar y extraer sin necesidad de consultar otra información confidencial.
¿Quiénes están obligados a utilizarlos?
El reglamento establece que estarán obligados a emplear estos programas de facturación verificados aquellos:
- Sujetos obligados al Impuesto de Sociedades.
- Sujetos obligados al impuesto de IRPF que desarrollen una actividad económica.
- Sujetos obligados al IRPF de no residentes.
- Entidades de atribución de rentas que desarrollen actividades económicas.
Excluyendo de la obligación de utilizar programas de facturación certificados por la AEAT a:
- Las actividades que tributen en el Régimen Especial de la Agricultura, la Ganadería y la Pesca.
- Aquellas actividades en las que se pueda generar un recibo en lugar de una factura.
- Algunas actividades relacionadas con la entrega de energía eléctrica.
- Operaciones llevadas a cabo desde cualquier país que se encuentre en el extranjero.
¿Cómo deben de actuar las empresas que desarrollan los programas de facturación?
- Las empresas que desarrollan los programas de facturación deberán de realizar una declaración responsable en la que se certifique que se cumplen todos los requisitos del reglamento y las especificaciones técnicas de la orden ministerial que lo desarrollará.
- Además, deberán de mantener de forma visible la declaración en el programa y facilitar la declaración en cualquier momento si es solicitada por un cliente o por la Administración.
- Asimismo, incluir en la declaración todos los datos identificativos del sistema informático e información sobre su tipología, funcionalidades o características de instalación.
¿Cómo verificará la AEAT que un programa cumple con los requisitos?
La Administración podrá verificar el cumplimiento de la obligación o bien personándose en el lugar donde se emplee el sistema y exigiendo el acceso a los registros y eventos de facturación, o bien exigiendo a los productores y comercializadores de los programas de facturación toda la información que necesiten para asegurarse de que los software cumplen los requisitos exigidos.
Sanciones por hacer uso de programas no certificados
Las sanciones por incumplimiento de la obligatoriedad de adecuar los programas de facturación a los nuevos requisitos o por la tenencia y uso de programas de doble uso serán de:
- Hasta 50.000 euros por la simple tenencia de un programa de doble uso, se haga o no uso de él.
- Hasta 150.000 euros en el caso de que se oculten ingresos, así como para aquellos programas comercializados que no cumplan con las especificaciones técnicas detalladas anteriormente.
Posterior Desarrollo Via Orden (En Tramitación)
Por otra parte y como posterior desarrollo del Reglamento aprobado por el R.D. 1007/2023 el pasado mes de Diciembre, se encuentra actualmente en vía de tramitación un PROYECTO DE ORDEN, que establecerá asimismo nuevos condicionantes que detallamos brevemente a continuación. Tras su aprobación definitiva daremos información más detallada:
- Particularidades de los “Sistemas VERI*FACTU” de verificación de facturas.
- Capacidad de remisión de los registros de facturación directamente a la Agencia Tributaria.
- Capacidad de los programas de generación de huellas o “hash” verificables.
- Declaración responsable del Sistema informático de Facturación, a firmar.
- Inclusión obligatoria de un código QR en cada factura con la mención “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT”
- Obligación de incluir en el formato digital junto al QR el texto de la URL que está codificada, con un hipervínculo para su cotejo en la web del emisor.
Si tienes alguna duda sobre algún asunto relacionado con la gestión de la facturación de tu empresa y te gustaría recibir un asesoramiento contable en Valencia, no dudes en ponerte en contacto con nosotros. Estaremos encantados de ayudarte en todo lo que necesites.